# Externe Recruiter vs. Eigenrekrutierung: Echte Kosten und wann sich welcher Weg lohnt

> Verschwenden Sie kein Geld für den falschen Recruiting-Weg. Vergleichen Sie noch heute die wahren Kosten externer Recruiter mit der Eigenrekrutierung.

- **Author:** David Vanhoudhoven
- **Category:** tmgXwfBTmoDvzx4s5EcX
- **Published:** 2026-03-30
- **Language:** de

## Die Einstellungskosten, die niemand budgetiert
Die meisten Unternehmen denken an das Gehalt, wenn sie eine neue Einstellung planen. Weniger denken an die Kosten für die Besetzung der Stelle. Fast niemand hat berechnet, was es kostet, wenn der Prozess schiefläuft oder sich zu lange hinzieht.
Das Ergebnis: Entscheidungen über die Beauftragung einer Agentur werden aus dem Bauch heraus, in Panik oder durch denjenigen getroffen, der zuerst zum Telefon greift. Unternehmen zahlen Agenturgebühren, die sie nicht hätten zahlen müssen. Oder sie versuchen drei Monate lang, es selbst zu tun, und verlieren die Kandidat:innen, die sie eigentlich wollten.
Es gibt einen besseren Weg, diese Entscheidung zu treffen – und er beginnt damit, zu wissen, was die Dinge tatsächlich kosten.
## Worum es bei Ihrer Wahl tatsächlich geht
Wenn eine Stelle frei wird, haben Sie vier realistische Optionen:
### 1. Machen Sie es selbst. 
Veröffentlichen Sie die Stelle, sichten Sie die Bewerbungen, führen Sie die Vorstellungsgespräche, machen Sie das Angebot. Alles bleibt intern.
### 2. Beauftragen Sie eine Contingency-Agentur. 
Sie zahlen nichts, bis sie jemanden vermittelt haben. Sie arbeiten an Ihrer Stelle parallel zu den Stellen anderer Kund:innen und konkurrieren darum, sie zuerst zu besetzen.
### 3. Beauftragen Sie eine Retained Search Firma. 
Sie zahlen im Voraus – in Etappen – für eine exklusive, dedizierte Suche. Die Firma arbeitet nur an Ihrer Stelle, bis diese besetzt ist.
### 4. Beauftragen Sie einen freiberuflichen Recruiter oder einen RPO-Anbieter.
Ein unabhängiger Recruiter oder ein ausgelagertes Team führt den Prozess zu geringeren Kosten als eine traditionelle Agentur durch.
Jede Option hat eine andere Kostenstruktur, eine andere Geschwindigkeit und ein anderes Risikoprofil. Die richtige hängt von Ihrer Situation ab – nicht davon, welche Option der Vertriebsmitarbeitende der Agentur empfohlen hat.
## Was Agenturen tatsächlich berechnen
Bevor Sie etwas anderes tun, kennen Sie die Zahlen. Die meisten Unternehmen tun das nicht, und Agenturen wissen das.
### Contingency-Gebühren
Contingency bedeutet, dass Sie nur zahlen, wenn sie jemanden vermitteln. Sie können mit mehreren Agenturen gleichzeitig zusammenarbeiten. Keine Vermittlung, keine Gebühr.
Der Kompromiss: Da die Agentur nur bei Erfolg verdient, ist Ihre Stelle eine von Dutzenden, an denen sie parallel arbeiten. Sie werden die Kandidat:innen pushen, die sie bereits in ihrer Pipeline haben – nicht unbedingt die besten Kandidat:innen für Ihre Stelle.
### Retained Search Gebühren
Sie zahlen unabhängig vom Ergebnis, erhalten aber Exklusivität. Die Firma arbeitet nur an Ihrer Stelle, sucht nach passiven Kandidat:innen, die nicht aktiv auf der Suche sind, und benötigt in der Regel viel länger, um die Shortlist zu erstellen – weil sie diese von Grund auf neu aufbaut, anstatt aus einer Datenbank zu ziehen.
Retained Search ist für leitende, geschäftskritische Positionen, bei denen eine Fehlbesetzung wirklich kostspielig wäre und bei denen die besten Kandidat:innen wahrscheinlich woanders angestellt sind und sich nicht auf Stellenanzeigen bewerben.
⚠️Warnung:Verwenden Sie niemals ein Retained Search Modell für eine Position auf mittlerer oder Junior-Ebene. Sie zahlen einen Aufpreis für Tiefe und Exklusivität, die diese Positionen nicht erfordern. Sparen Sie Retained Search für Positionen auf Direktorenebene und höher oder für Positionen, deren Funktion zentral für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens ist.
### Pauschalgebühren und Alternativen
Einige Agenturen bieten Pauschalgebühren an – einen festen Betrag unabhängig vom Gehalt. Diese liegen typischerweise zwischen 5.000 € und 20.000 € und sind sinnvoller für Unternehmen, die Stellen in konsistenten Gehaltsbändern besetzen.
💡Kurzer Tipp:Fast alles in den Gebührenstrukturen von Agenturen ist verhandelbar. Die meisten Unternehmen wehren sich nicht. Ein einfaches „Können wir 15 % mit einer 90-tägigen Ersatzgarantie vereinbaren?“ wird öfter akzeptiert, als Sie erwarten würden – besonders wenn Sie mehrere Stellen anbieten oder eine längerfristige Beziehung anstreben.
## Was DIY-Einstellung tatsächlich kostet
Hier täuschen sich die meisten Unternehmen. „Es selbst zu tun“ ist nicht kostenlos. Es ist anders bepreist.
Was tatsächlich in den DIY-Kosten enthalten ist:
- Job Board Werbung (LinkedIn, Indeed, Spezial-Jobbörsen): 500 €–3.000 € pro Veröffentlichung

- LinkedIn Recruiter Lizenz: 8.000 €–12.000 € pro Jahr pro Platz

- Bewerbermanagement-Software (ATS): 200 €–600 € pro Monat (obwohl zugänglichere Tools existieren – einige ATS-Plattformen mit integrierter Job-Sichtbarkeit, wie Joobs, liegen näher bei 100 € mit regelmäßigen Rabatten)

- Zeit des HR-Managers oder Recruiters: typischerweise 30–40 Stunden pro Einstellung

- Zeit des einstellenden Managers in Vorstellungsgesprächen: 8–15 Stunden pro Einstellung

- Onboarding- und Einarbeitungszeit: weitere 1.500 €–7.000 € je nach Position


Die größeren versteckten Kosten sind Zeit. Die durchschnittliche Zeit zur internen Besetzung einer Stelle beträgt44 Tage. Jeder Tag, an dem eine Stelle unbesetzt bleibt, hat Kosten – in Form von verlorenem Output, Arbeit, die auf den Rest des Teams fällt, und der erhöhten Wahrscheinlichkeit, dass Ihre besten Kandidat:innen ein anderes Angebot annehmen, bevor Sie sie erreichen.
⚠️Warnung:Unternehmen, die die Agenturgebühr mit Null vergleichen – „wir sparen die Gebühr, wenn wir es selbst machen“ – stellen einen falschen Vergleich an. Der eigentliche Vergleich ist die Agenturgebühr gegenüber den vollen Kosten, es selbst zu tun, einschließlich der Kosten für eine längere Dauer und des Risikos, die falsche Person einzustellen.
## Wann eine Agentur beauftragen
Es gibt Situationen, in denen eine Agentur eindeutig die richtige Wahl ist. Hier ist, wann Sie nicht zögern sollten.
### Die Position ist leitend oder hochspezialisiert
Die besten Kandidat:innen für leitende oder Nischenpositionen sind angestellt und suchen nicht in Stellenanzeigen. Sie müssen gefunden und angesprochen werden. Die meisten Unternehmen haben nicht die Tools, das Netzwerk oder die Glaubwürdigkeit, um dies selbst zu tun.
✅Best Practice:Für Positionen auf Direktorenebene und höher sollten Sie standardmäßig eine Retained Search in Betracht ziehen, es sei denn, Sie verfügen über ein starkes internes Netzwerk in dieser spezifischen Funktion. Die Kosten einer Fehlbesetzung auf Senior-Ebene – oft50 %–200 % des Jahresgehaltsallein an Ersatzkosten – übersteigen die Agenturgebühr bei Weitem.
### Sie brauchen schnell jemanden
Externe Agenturen können eine Stelle typischerweise30 % schneller besetzen.als interne Teams. Ihr Talentpool ist bereits aufgebaut. Sie fangen nicht bei null an.
### Sie haben keine interne Recruiting-Kapazität
Wenn Ihr HR-Team klein, bereits überlastet oder auf eine andere Funktion konzentriert ist, ist die Übergabe einer Suche an eine Agentur oft die richtige operative Entscheidung – keine Luxusoption.
### Sie stellen in einem neuen Markt oder für eine neue Funktion ein
Wenn Sie eine Funktion aufbauen, für die Sie noch nie eingestellt haben, oder in einen geografischen Bereich eintreten, in dem Sie keine Netzwerke haben, bringt eine Agentur Marktkenntnisse mit, die Sie selbst monatelang entwickeln müssten.
💡Kurzer Tipp:Wenn Sie eine Agentur briefen, investieren Sie mehr Zeit in das Briefing, als Sie für nötig halten. Agenturen scheitern nicht, weil sie schlecht im Recruiting sind – sie scheitern, weil das Briefing vage war und die erste Shortlist zu breit gefächert ist. Ein präzises Briefing über das Problem, das die Einstellung lösen soll, und nicht nur über die erforderlichen Fähigkeiten, wird die Qualität der Kandidat:innen, die Sie sehen, erheblich verbessern.
## Wann Sie es selbst tun sollten
DIY ist in bestimmten Situationen die richtige Wahl. Wenn Sie diese kennen, sparen Sie erheblich Geld.
### Sie stellen in großem Umfang ein
Wenn Sie fünf oder mehr ähnliche Positionen besetzen, übertrifft die Wirtschaftlichkeit des Aufbaus eines internen Prozesses fast immer die Agenturgebühren. Ein:e gute:r interne:r Recruiter:in – Gehalt €55.000–€75.000 – der/die 30–40 Einstellungen pro Jahr abwickelt, senkt Ihre Kosten pro Einstellung auf etwa €2.000. Das ist ein Bruchteil selbst des wettbewerbsfähigsten Agenturtarifs.
✅Best Practice:Wenn Sie konstant mehr als 10–15 Einstellungen pro Jahr vornehmen, ist der Business Case für eine:n interne:n Recruiter:in oder eine Talent Acquisition Funktion fast immer positiv. Prüfen Sie die Zahlen, bevor Sie standardmäßig Agenturausgaben tätigen.
### Die Rolle hat einen breiten Kandidat:innenpool
Für Positionen, bei denen gute Kandidat:innen aktiv suchen – Einstiegs-, Generalisten- und viele Mid-Level-Positionen – wird eine gut geschriebene Stellenanzeige auf den richtigen Plattformen starke Bewerbungen generieren. Sie brauchen keine:n Recruiter:in, um zu finden, was bereits verfügbar ist.
### Sie haben Zeit und interne Kapazitäten
DIY funktioniert, wenn Sie einen funktionierenden HR-Prozess, ein klares Rollenbriefing und eine einstellende Führungskraft haben, die dem Prozess die nötige Aufmerksamkeit widmen kann. Wenn eines davon fehlt, zieht sich der Prozess in die Länge – und ein langsamer, unorganisierter Prozess verliert gute Kandidat:innen an Unternehmen, die schneller waren.
⚠️Warnung:Eine der häufigsten und unsichtbarsten Arten, wie Unternehmen Kandidat:innen verlieren, ist interne Langsamkeit – zu viele Interviewrunden, zu lange Wartezeiten zwischen den Phasen, Feedback, das Wochen dauert. Eine Agentur kann das nicht beheben. Bevor Sie die Sourcing-Methode verantwortlich machen, überprüfen Sie zuerst Ihren eigenen Prozess.
### Sie bauen für die lange Frist auf
Ein Unternehmen, das sich ausschließlich auf Agenturen verlässt, baut niemals die interne Fähigkeit auf, Talente zu finden, anzuziehen und zu bewerten. Diese Fähigkeit wächst mit der Zeit. Die Employer Brand, das Empfehlungsnetzwerk, die Fähigkeit, in zwei statt acht Wochen einzustellen – all das entwickelt sich nur, wenn Sie in den Aufbau investieren.
✅Best Practice:Auch wenn Sie heute stark auf Agenturen setzen, behandeln Sie jede Einstellung als Datenpunkt für den Aufbau interner Kapazitäten. Woher kamen die besten Kandidat:innen? Welche Job Boards funktionieren tatsächlich für Ihre Positionen? Wie sieht Ihr Prozess im Vergleich zu Wettbewerbern aus? Dieses Wissen ist ein Vermögenswert.
## Die dritte Option, die die meisten Unternehmen übersehen
Zwischen DIY und einer traditionellen Agentur gibt es zwei wenig genutzte Optionen, die es wert sind, bekannt zu sein.
### Freelance Recruiter:innen
Ein:e unabhängige:r Recruiter:in – der/die allein und nicht für eine Agentur arbeitet – berechnet typischerweise12%–18%des Jahresgehalts. Das ist deutlich weniger als bei einer Agentur, oft mit gleichem oder besserem Zugang zu passiven Kandidat:innen und in der Regel mit persönlicherer Aufmerksamkeit für Ihre Rolle.
Die Herausforderung: Sie sind schwerer zu finden und Sie müssen sie sorgfältiger prüfen. Aber für Unternehmen, die 3–8 Einstellungen pro Jahr vornehmen, ist ein:e vertrauenswürdige:r unabhängige:r Recruiter:in oft das beste Preis-Leistungs-Verhältnis auf dem Markt.
### RPO — Recruitment Process Outsourcing
RPO ist, wenn ein externer Anbieter Ihre gesamte Recruiting-Funktion – oder einen definierten Teil davon – im Rahmen eines Managed Service Modells übernimmt. Anstatt pro Vermittlung zu zahlen, zahlen Sie eine monatliche Gebühr oder einen Cost-per-Hire-Satz, der typischerweise weit unter dem liegt, was einzelne Agenturvermittlungen kosten.
RPO wächst schnell im Mid-Market. Wenn Ihr Unternehmen zwischen „zu klein für ein internes Team“ und „zu groß, um weiterhin Agenturgebühren pro Vermittlung zu zahlen“ liegt, ist es einen genauen Blick wert.
## Mehr aus einer Agentur herausholen, wenn Sie eine nutzen
Wenn Sie eine Agentur nutzen, lassen die meisten Unternehmen Wert ungenutzt. So vermeiden Sie das.
### Verhandeln Sie die Gebühr vor dem Briefing. 
Sobald die Suche läuft und Sie eine:n von der Agentur gefundene:n Kandidat:in lieben, ist Ihre Verhandlungsposition dahin. Vereinbaren Sie die Bedingungen, bevor Sie die Job Spec teilen.
### Fragen Sie nach der Garantiezeit. 
Die meisten Agenturen bieten eine 30–90-tägige Ersatzgarantie – wenn die eingestellte Person geht oder nicht funktioniert, finden sie kostenlos einen Ersatz. Bestätigen Sie dies immer schriftlich und verstehen Sie die Bedingungen.
### Briefen Sie sie wie einen Partner, nicht wie einen Lieferanten. 
Je mehr eine Agentur über Ihr Unternehmen, Ihre Kultur und die tatsächlichen Herausforderungen der Rolle versteht, desto besser wird die Shortlist sein. Ein 30-minütiger Anruf mit der einstellenden Führungskraft – nicht nur mit HR – ist mehr wert als ein detailliertes schriftliches Briefing.
### Begrenzen Sie die Anzahl der gleichzeitig beauftragten Agenturen für dieselbe Rolle. 
Entgegen der Intuition führt die Beauftragung von fünf Agenturen für eine Rolle oft zu schlechteren Ergebnissen, als wenn man ein oder zwei gut einsetzt. Agenturen de-priorisieren Rollen, bei denen sie mit vier anderen konkurrieren.
✅Best Practice:Wenn Sie eine Agentur beauftragen, senden Sie ein schriftliches Briefing, das Folgendes enthält: das Problem, das die eingestellte Person lösen muss (nicht nur die Fähigkeiten), wie Erfolg in 90 Tagen aussieht, welcher Typ Mensch in diesem Team zuvor erfolgreich war und was dazu geführt hat, dass Einstellungen in ähnlichen Rollen gescheitert sind. Dieses Briefing allein bringt Sie in die Top 10% der Agenturkunden und verschafft Ihnen schnellere und bessere Kandidat:innen.
## Häufig gestellte Fragen
Woher wissen wir, ob eine Agentur tatsächlich gut ist?Fragen Sie nach Referenzen von Unternehmen, die in Größe und Branche Ihrem ähneln. Fragen Sie, wie viele Positionen sie auf Ihrem Niveau in den letzten 12 Monaten besetzt haben und wie viele in der Garantiezeit gescheitert sind. Eine gute Agentur beantwortet diese Fragen ohne Zögern.
Können wir eine Agentur nutzen und gleichzeitig selbst suchen?Ja – und oft ist dies der richtige Ansatz. Einen eigenen Prozess parallel laufen zu lassen, schafft einen echten Wettbewerb und gibt Ihnen einen Maßstab für Qualität. Seien Sie der Agentur gegenüber einfach transparent, dass Sie dies tun.
Was ist eine angemessene Garantiezeit, die man anfragen sollte?Fragen Sie nach mindestens 90 Tagen. Bessere Agenturen bieten dies standardmäßig an. Einige bieten längere Zeiten für Senior-Rollen an. Stellen Sie sicher, dass die Garantie sowohl Kündigung durch den/die Mitarbeitende:n als auch Entlassung abdeckt – nicht nur Kündigung durch den/die Mitarbeitende:n.
Wann ist es sinnvoll, eine interne Recruiter-Rolle aufzubauen?Wenn Ihr jährliches Einstellungsvolumen konstant 10–15 Positionen übersteigt. Bei diesem Volumen sind die Gesamtkosten eines/einer internen Recruiter:in (Gehalt + Tools + Benefits) fast immer niedriger als die entsprechenden Agenturausgaben.
Wie gehen wir mit einer Agentur um, die nicht liefert?Legen Sie im Voraus klare Meilensteine fest: eine Shortlist innerhalb von zwei Wochen, eine Mindestanzahl qualifizierter Kandidat:innen, die pro Woche präsentiert werden. Werden diese nicht erreicht, suchen Sie frühzeitig das Gespräch. Agenturen reagieren stärker auf Kundendruck, als die meisten Unternehmen annehmen.
Ist RPO nur für große Unternehmen?Nein – und das ist eines der größten Missverständnisse auf dem Markt. Mittelständische Unternehmen, die 15–50 Einstellungen pro Jahr vornehmen, sind tatsächlich der „Sweet Spot“ für RPO. Es lohnt sich, ein Angebot von zwei oder drei Anbietern anzufordern, um zu verstehen, wie die Kosten bei Ihrem spezifischen Volumen aussehen.

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*Source: [Joobs.be](https://joobs.be/de/blog/externe-recruiter-vs-eigenrekrutierung-echte-kosten-und-wann-sich-welcher-weg-lohnt)*