# Ihre ersten Mitarbeitenden einstellen, wenn Sie nicht wissen, was Sie tun

> Erfahren Sie, wie neue Gründer:innen kostspielige Recruiting-Fehler vermeiden können.

- **Author:** David Vanhoudhoven
- **Category:** rLUUKuIVRGK7Ne9YW3uA
- **Published:** 2026-03-30
- **Language:** de

## Niemand bringt Gründenden bei, wie man einstellt. Dann hängt das gesamte Unternehmen davon ab.
Sie haben dieses Unternehmen gegründet, weil Sie gut darin sind, etwas aufzubauen – ein Produkt, eine Dienstleistung, eine Vision. Niemand hat ein Unternehmen gegründet, weil er gut darin ist, Fremde zu interviewen und zu erraten, ob sie erfolgreich sein werden.
Aber hier sind Sie nun. Die Arbeitslast übersteigt das, was zwei oder drei Gründende tragen können. Sie brauchen Personal. Und zum ersten Mal stehen Sie vor Entscheidungen, die echtes Geld kosten, Ihre Kultur dauerhaft beeinflussen und darüber entscheiden, ob das, was Sie aufgebaut haben, tatsächlich skaliert – oder unter dem Gewicht des falschen Teams zusammenbricht.
Die unbequeme Wahrheit ist, dass die meisten Gründenden, die zum ersten Mal einstellen, schrecklich darin sind. Nicht, weil sie schlechte Menschenkenner sind, sondern weil gutes Recruiting eine Fähigkeit ist, die Übung, Struktur und eine Art diszipliniertes Denken erfordert, das direkt dem Gründerinstinkt widerspricht, schnell zu handeln und dem Bauchgefühl zu vertrauen.
Dieser Artikel handelt davon, wie Sie Ihre ersten Einstellungen richtig machen, auch wenn Sie es noch nie zuvor getan haben – was die Forschung sagt, wo Gründende immer wieder Fehler machen und was Sie tatsächlich dagegen tun können, ohne HR-Team, ohne Recruiter und ohne Training.
## Warum Ihre ersten Einstellungen wichtiger sind, als Sie denken
Jedes Unternehmen wird von seinen ersten Mitarbeitenden geprägt. Nicht auf eine abstrakte, motivierende Art und Weise wie auf einem Poster. Sondern auf eine konkrete, messbare Art.
Ihre ersten zehn Mitarbeitenden geben das Tempo, die Kommunikationsnormen, den Qualitätsstandard und die Toleranz für das Akzeptable vor. Jede Person, die danach hinzukommt, erbt die Kultur, die diese ersten Personen aufgebaut haben – ob Sie diese Kultur bewusst gestaltet haben oder nicht.
First Round Capital untersuchte Tausende von Startup-Mitarbeitenden und stellte fest, dass die ersten zwanzig Einstellungen einen überproportionalen Einfluss auf alles Weitere haben. Die von ihnen gesetzten Standards werden zur Norm. Die Gewohnheiten, die sie mitbringen, werden zu den Gewohnheiten des Unternehmens. Die Abkürzungen, die sie nehmen, werden zu den Abkürzungen, die alle nehmen.
Deshalb ist eine Fehlbesetzung bei Mitarbeitenden Nummer 200 ein Ärgernis, aber eine Fehlbesetzung bei Mitarbeitenden Nummer 3 eine Krise.
## Die Bauchgefühl-Falle
Das passiert, wenn Gründende zum ersten Mal einstellen: Sie verlassen sich auf ihren Instinkt.
Das Gespräch läuft gut. Die Person wirkt intelligent. Sie ist begeistert vom Produkt. Sie „fühlt sich richtig an“. Der Gründer unterbreitet ein Angebot, manchmal noch im selben Meeting.
So entstehen die meisten frühen Startup-Einstellungen. Und so entstehen auch die meisten frühen Fehler im Recruiting von Startups.
Eine Gartner-Studie ergab, dass 62 % der Einstellungsentscheidungen eher auf der Intuition von Führungskräften als auf strukturierten Kriterien basieren. Diese Zahl ist bei Gründenden, die noch nie eingestellt haben und keine Alternative kennen, mit ziemlicher Sicherheit höher.
Die Daten zu den Ergebnissen sind eindeutig. Strukturierte Interviews – bei denen jede:r Kandidat:in die gleichen Fragen beantwortet und nach den gleichen Kriterien bewertet wird – haben eine prädiktive Validität von 0,51 für die Arbeitsleistung. Unstrukturierte Gespräche liegen bei 0,38. Das ist keine kleine Lücke. Es ist der Unterschied zwischen der Einstellung einer Person, die wahrscheinlich erfolgreich sein wird, und einer Person, die es vielleicht sein wird.
 ⚠️ Warnung: Die gefährlichste Variante des Bauchgefühl-Recruitings ist, wenn es einmal funktioniert. Sie stellen jemanden aus dem Bauch heraus ein, die Person erweist sich als großartig, und Sie schließen daraus, dass Ihre Instinkte zuverlässig sind. Das sind sie nicht – Sie hatten Glück. Die Forschung ist eindeutig: Je mehr Sie sich bei mehreren Einstellungen auf Ihr Bauchgefühl verlassen, desto schlechter werden Ihre Ergebnisse. Ein gutes Ergebnis validiert den Prozess nicht.
## Wen Sie zuerst einstellen sollten – und in welcher Reihenfolge
Der Instinkt sagt Ihnen, dass Sie die Fähigkeit einstellen sollten, die Ihnen fehlt. Wenn Sie ein technischer Gründer sind, denken Sie, Sie brauchen einen Vertriebsmitarbeitenden. Wenn Sie ein kaufmännischer Gründer sind, denken Sie, Sie brauchen einen Ingenieur.
Dieser Instinkt ist meistens in der Richtung richtig, aber in den Details falsch. Die Frage ist nicht nur „Welche Fähigkeit fehlt mir?“, sondern „Welche Aufgabe würde mich am meisten entlasten, wenn ich sie morgen nicht mehr erledigen müsste?“
Für die meisten Startups fällt die erste Einstellung in eine von drei Kategorien:
### Jemand, der Ihnen die Arbeit abnimmt, die Sie überfordert. 
Nicht das, worin Sie schlecht sind – sondern das, wofür Sie die meiste Zeit aufwenden und was jemand anderes gut genug erledigen könnte. Betriebsabläufe, Verwaltung, Kundensupport, Buchhaltung. Die unglamourösen Dinge, die 30 % Ihrer Woche verschlingen.
### Jemand, der das tun kann, was Geld einbringt. 
Wenn Ihr Engpass der Vertrieb ist, stellen Sie jemanden ein, der verkauft. Wenn es die Lieferung ist, stellen Sie jemanden ein, der liefert. Die erste umsatzgenerierende Einstellung ist oft der wirkungsvollste Schritt, den ein Gründer unternehmen kann.
### Jemand, der das aufbaut, was Sie nicht können. 
Wenn Sie nicht-technisch sind und Ihr Produkt Engineering benötigt, oder wenn Sie technisch sind, aber Ihr Go-to-Market ein völlig anderes Skillset erfordert.
 💡 Kurzer Tipp: Bevor Sie eine Stellenbeschreibung verfassen, verfolgen Sie zwei Wochen lang Ihre eigene Zeit. Schreiben Sie auf, was Sie tatsächlich jeden Tag, Stunde für Stunde, tun. Sie werden feststellen, dass die Rolle, die Sie besetzen müssen, selten die ist, die Sie angenommen haben. Die meisten Gründenden entdecken, dass sie ein Drittel ihrer Zeit mit Arbeit verbringen, die eine Einstellung für 35.000 €/Jahr erledigen könnte – wodurch sie sich auf die 200.000 €/Jahr-Entscheidungen konzentrieren können, die nur sie treffen können.
## Wie Sie einen Einstellungsprozess ohne Erfahrung tatsächlich durchführen
Sie brauchen keine HR-Abteilung, um gut einzustellen. Sie brauchen eine einfache, wiederholbare Struktur. So sieht das aus.
### Schreiben Sie auf, wie Erfolg aussieht, bevor Sie mit jemandem sprechen. 
Nicht die Stellenbeschreibung – sondern was die Person in sechs Monaten erreicht haben wird, wenn sie gute Arbeit leistet. Drei bis fünf konkrete Ergebnisse. Das ist Ihre Scorecard. Alles andere – die Interviews, die Referenzprüfungen, die Bauchgefühle – wird daran gemessen.
 ✅ Best Practice: Das Wirksamste, was ein Gründer, der zum ersten Mal einstellt, tun kann, ist, ein „Erfolgsprofil“ zu erstellen, bevor er eine Stelle ausschreibt. Keine Liste von Anforderungen. Sondern eine Beschreibung dessen, was die Person in ihren ersten sechs Monaten geleistet haben wird. Jede Interviewfrage, jede Bewertung, jede Entscheidung sollte auf dieses Dokument zurückgeführt werden. Wenn Sie es nicht schreiben können, sind Sie nicht bereit einzustellen.
### Stellen Sie jedem:r Kandidat:in die gleichen Fragen. 
Wählen Sie fünf bis sieben Fragen aus, die an Ihre Erfolgskriterien gebunden sind. Stellen Sie sie in der gleichen Reihenfolge. Bewerten Sie jede Antwort auf einer Skala von 1–5. Das mag mechanisch wirken. Es funktioniert jedoch dramatisch besser als „Lass uns einfach ein bisschen plaudern.“
### Testen Sie auf tatsächliche Arbeitsleistung, nicht auf Interview-Performance. 
Geben Sie Kandidat:innen eine kurze, realistische Aufgabe – etwas, das dem nahekommt, was sie tatsächlich in der Rolle tun würden. Bezahlen Sie sie dafür. Ein zweistündiges bezahltes Probetraining ist aussagekräftiger als ein zweistündiges Gespräch und signalisiert, dass Sie ihre Zeit respektieren.
### Prüfen Sie Referenzen – und stellen Sie die richtigen Fragen. 
Fragen Sie nicht „Wie war sie?“. Fragen Sie: „Wenn Sie für diese spezifische Rolle einstellen würden, würden Sie sie wieder einstellen?“ Der Unterschied im Signal ist enorm.
 💡 Kurzer Tipp: Wenn Sie Referenzen prüfen, stellen Sie eine Frage, die die Höflichkeit durchbricht: „Auf einer Skala von 1 bis 10, wie würden Sie die Leistung dieser Person bewerten?“ Alles unter einer 8 ist ein Warnsignal – die meisten Referenzgebenden übertreiben bei den Bewertungen. Eine 7 bedeutet normalerweise: „Sie waren in Ordnung, aber ich würde mich nicht besonders bemühen, sie wieder einzustellen.“
## Die Fehler, die am meisten kosten
Leadership IQ untersuchte 20.000 Neueinstellungen und stellte fest, dass 46 % innerhalb von 18 Monaten scheiterten. Der Grund? Nicht die Fähigkeiten. In 89 % der Fälle lag das Scheitern an der Einstellung – Coachability, emotionale Intelligenz, Motivation oder Temperament. Gründende überbewerten konsequent die technischen Fähigkeiten und unterschätzen, wie jemand tatsächlich arbeitet.
Hier sind die Muster, die bei Fehlern in der frühen Phase des Recruitings immer wieder auftreten:
Freunde einstellen, ohne sie zu bewerten. Ihr Netzwerk ist Ihr stärkster Sourcing-Kanal. Es ist auch der Ort, an dem die schwierigsten Gespräche stattfinden, wenn jemand nicht funktioniert. Bewerten Sie Freunde mit der gleichen Strenge wie Fremde. Die Freundschaft kann einen strukturierten Prozess überleben. Eine Fehlbesetzung überlebt sie oft nicht.
Beeindruckende Lebensläufe statt relevanter einstellen. Jemand, der acht Jahre bei Google verbracht hat, ist nicht unbedingt die richtige Person für Ihr Fünf-Personen-Startup. Großunternehmenserfahrung bringt Großunternehmensgewohnheiten mit sich – prozesslastig, konsensorientiert, ressourcenabhängig. Was Sie brauchen, ist jemand, der mit Ambiguität umgehen, von Grund auf neu aufbauen und Chaos tolerieren kann.
Zu schnell handeln, weil Sie verzweifelt sind. Der Druck, schnell einzustellen, wenn Sie in Arbeit ertrinken, führt zu gesenkten Standards. Das Paradoxon ist, dass eine Fehlbesetzung unter Druck mehr Zeit kostet, als die Vakanz gekostet hätte.
Die Rolle nicht definieren, bevor sie besetzt wird. „Wir brauchen jemanden, der bei allem hilft“ ist keine Stellenbeschreibung. Es ist eine Einladung zu Fehlern. Auch wenn die Rolle breit gefächert ist, definieren Sie die drei wichtigsten Dinge.
 ⚠️ Warnung:Der teuerste Einstellungsfehler in der Frühphase ist nicht, die falsche Person für die Stelle einzustellen. Es ist die Einstellung, bevor Sie wissen, was die Stelle tatsächlich beinhaltet. Unklare Rollen schaffen unklare Erwartungen, die zu Minderleistung führen, was wiederum eine Kündigung nach sich zieht, die Sie 30 % des Jahresgehalts dieser Person kostet – zuzüglich monatelangen verlorenen Impulses. Zuerst definieren. Dann einstellen.
## Wo Sie tatsächlich Mitarbeitende finden
Ihre ersten Einstellungen werden fast nie über ein Job Board erfolgen. Untersuchungen aus Lenny Rachitskys Analyse früher B2B-Startup-Teams zeigen, dass die stärksten ersten Mitarbeitenden durch direkte Ansprache der Gründer:innen gewonnen werden – über persönliche Netzwerke, warme Empfehlungen, LinkedIn-Nachrichten, die von den Gründer:innen persönlich versendet werden.
Das ist sinnvoll. In der Frühphase verkaufen Sie keine Marke. Sie verkaufen eine Wette. Und Menschen gehen diese Wette eher ein, wenn sie von jemandem kommt, den sie kennen, oder von jemandem, der sich die Zeit genommen hat, sie direkt anzusprechen.
Allerdings hat Ihr Netzwerk Grenzen. Sobald Sie über Ihre ersten zwei oder drei Einstellungen hinausgehen, benötigen Sie eine breitere Sichtbarkeit. Hier werden Plattformen wichtig, die Kandidat:innen echten Kontext zu Ihrem Team bieten – nicht nur eine Stellenanzeige. Joobs beispielsweise zeigt Signale zur Unternehmenskultur und Teamdynamik neben der Rolle selbst auf, was Kandidat:innen hilft, sich basierend auf der Passung und nicht nur auf Titel und Gehalt selbst auszuwählen. Für ein Startup ohne Employer Brand übernimmt dieser Kontext den Verkauf, den Sie nicht im großen Maßstab leisten können.
✅ Best Practice: Für Ihre ersten drei Einstellungen sollte der/die Gründer:in der/die primäre Recruiter:in sein. Nicht an einen Recruiter delegieren, nicht posten und warten. Persönlich ansprechen, persönlich die Chance verkaufen, persönlich abschließen. Die Conversion Rate bei der direkten Ansprache durch Gründer:innen ist in dieser Phase dramatisch höher als bei jedem anderen Kanal – und sie gibt den Ton an, wie ernst das Unternehmen seine Mitarbeitenden nimmt.
## Was es tatsächlich kostet – und wann Sie es sich leisten können
Die meisten Gründer:innen zögern ihre erste Einstellung hinaus, weil sie Angst vor den Kosten haben. Diese Angst ist meist unbegründet – nicht weil Einstellungen nicht teuer wären, sondern weil Gründer:innen die Kosten des Nicht-Einstellens unterschätzen.
Die direkten Kosten für eine erste Arbeitskraft in Belgien umfassen typischerweise Bruttogehalt, Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge (etwa 25 % zusätzlich zum Brutto für Angestellte), Versicherungen, Ausrüstung und alle von Ihnen angebotenen Leistungen. Für eine Einstellung auf Junior- bis Mid-Level sollten Sie zwischen 45.000 € und 65.000 € Gesamtkosten pro Jahr für das Unternehmen einplanen.
Die indirekten Kosten der Verzögerung sind schwerer zu messen, aber meist höher. Es sind die Verkaufsgespräche, die Sie nicht geführt haben. Die Produktverbesserungen, die nicht umgesetzt wurden. Die Support-Tickets, die drei Tage lang unbearbeitet blieben. Der Burnout, der Sie bei der Arbeit, die nur Sie erledigen können, schlechter gemacht hat.
 💡 Kurzer Tipp: Ein praktischer Leistbarkeitstest: Wenn Sie die Gesamtkosten der Person für neun bis zwölf Monate decken können, ohne Ihre Notreserven anzutasten, befinden Sie sich in einer sicheren Zone für eine Einstellung. Wenn Sie nur drei bis vier Monate abdecken können, ist die Einstellung ein Risiko – und Sie sollten zuerst Auftragnehmer:innen, Freiberufler:innen oder Teilzeitregelungen prüfen.
## Der belgische und europäische Rechtsrahmen
Wenn Sie Ihre erste Arbeitskraft in Belgien einstellen, gibt es nicht verhandelbare rechtliche Verpflichtungen, von denen viele Gründer:innen beim ersten Mal nichts wissen, bis sie bereits dagegen verstoßen.
Dimona (onmiddellijke aangifte van tewerkstelling): Sie müssen jede:n neue:n Mitarbeitende:n vor dem ersten Arbeitstag bei der LSS/RSZ anmelden. Nicht am ersten Tag. Davor. Verspätete Dimona-Meldungen können zu Verwaltungsstrafen von 300 €–3.000 € pro Mitarbeitende:n führen – oder zu strafrechtlichen Sanktionen von bis zu drei Jahren Haft und 6.000 € bei wiederholten Verstößen gemäß dem Sociaal Strafwetboek.
DmfA (vierteljährliche Meldungen): Sobald jemand angestellt ist, müssen Sie vierteljährliche Lohn- und Arbeitsmeldungen bei der RSZ einreichen. Die meisten Gründer:innen lagern dies sofort an ein Sozialsekretariat aus.
Arbeitsreglement (interne Arbeitsordnung): Das belgische Gesetz verlangt, dass Sie eine schriftliche interne Arbeitsordnung haben, sobald Sie Ihre erste Arbeitskraft einstellen. Dieses Dokument regelt Arbeitszeiten, Zahlungspläne, Kündigungsfristen, Disziplinarverfahren und mehr. Es muss bei der Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten eingereicht werden.
Paritäre Komitees (Paritaire Comités): Ihr Sektor bestimmt, welches Paritair Comité für Ihr Unternehmen gilt – und das legt Mindestlöhne, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche und Zusatzleistungen fest. Ein Fehler hierbei bedeutet, dass Sie Mitarbeitende möglicherweise unwissentlich unterbezahlen, was zu Nachzahlungsverpflichtungen führt.
Sozialsekretariate: Für erstmalige Arbeitgeber:innen in Belgien ist die Nutzung eines Sozialsekretariats (Securex, Partena, SD Worx, Group S oder ähnliche) nahezu unerlässlich. Sie kümmern sich um Dimona, DmfA, Lohnabrechnungen und die Einhaltung der Branchenvorschriften. Die Kosten sind moderat – typischerweise 30–50 € pro Mitarbeitende:n pro Monat – und die Risikoreduzierung ist erheblich.
DSGVO: Alles, was Sie während des Einstellungsprozesses sammeln – Lebensläufe, Interviewnotizen, Testergebnisse, Referenzfeedback – sind personenbezogene Daten gemäß der DSGVO. Sie benötigen eine rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung, eine klare Aufbewahrungsrichtlinie und eine sichere Speicherung. Die Gegevensbeschermingsautoriteit (belgische Datenschutzbehörde) setzt dies im Beschäftigungskontext aktiv durch.
 ✅ Best Practice: Bevor Ihre erste Einstellung unterzeichnet wird, sollten drei Dinge vorhanden sein: ein Sozialsekretariat, ein schriftliches Arbeitsreglement und ein grundlegender DSGVO-konformer Prozess zur Handhabung von Kandidat:innendaten. Diese sind nicht optional – es sind gesetzliche Anforderungen. Richten Sie sie einmal ein, und sie laufen im Hintergrund. Überspringen Sie sie, und Sie bauen Compliance-Schulden auf, die sich mit jeder neuen Einstellung summieren.
## FAQ
Wann ist der richtige Zeitpunkt für Ihre erste Einstellung? Wenn Ihre Kapazität das Wachstum begrenzt – nicht nur Sie müde macht. Das ist ein Unterschied. Wenn Sie viel zu tun haben, das Unternehmen aber vorankommt, benötigen Sie vielleicht noch niemanden. Wenn Aufgaben liegen bleiben, Chancen verpasst werden oder die Qualität sinkt, weil Sie nicht mithalten können, ist das das Signal. Der finanzielle Test: Können Sie die Gesamtkosten der Einstellung für neun bis zwölf Monate decken, ohne das Geschäft zu gefährden?
Sollte ich Vollzeit einstellen oder mit einem Auftragnehmer beginnen? Wenn die Arbeit fortlaufend ist, für Ihre Abläufe zentral und jemanden erfordert, der ins Team integriert ist, stellen Sie ein. Wenn die Arbeit projektbasiert, spezialisiert ist oder Sie nicht sicher sind, ob die Rolle Bestand haben wird, beginnen Sie mit einem Auftragnehmer oder Freiberufler. In Belgien ist bei der Unterscheidung große Vorsicht geboten – die falsche Einstufung eines/einer Mitarbeitenden als Freiberufler:in (schijnzelfstandigheid) zieht schwerwiegende Strafen gemäß dem Sociaal Strafwetboek nach sich, einschließlich 100 % Nachzahlung von Sozialbeiträgen plus Bußgeldern.
Wie konkurriere ich mit größeren Unternehmen um Talente? Sie konkurrieren nicht über das Gehalt. Sie konkurrieren über Eigenverantwortung, Geschwindigkeit und Wirkung. Frühe Mitarbeitende in Startups können Dinge von Grund auf neu aufbauen, vom ersten Tag an wichtige Entscheidungen treffen und die direkten Auswirkungen ihrer Arbeit sehen. Für die richtige Person ist das mehr wert als eine 20%ige Gehaltserhöhung in einem Unternehmen, wo sie Mitarbeitende Nummer 4.000 wären. Seien Sie spezifisch, was Ihre Chance einzigartig macht – und ehrlich, was sie fordert.
Was, wenn meine erste Einstellung nicht funktioniert? Handeln Sie schnell. Die Daten sind eindeutig: Verzögertes Handeln bei einer Fehlbesetzung kostet 30–40 % mehr, als das Problem innerhalb der ersten drei Monate anzugehen. In Belgien enthalten die meisten Arbeitsverträge eine Probezeit-ähnliche Periode, in der die Kündigungsfristen kürzer sind. Nutzen Sie Ihr Erfolgsprofil, um ehrlich zu bewerten – wenn die Person die Kriterien, die Sie vor der Einstellung definiert haben, nicht erfüllt, muss das Gespräch jetzt stattfinden, nicht in sechs Monaten.
Brauche ich einen Anwalt, bevor ich jemanden einstelle? Nicht unbedingt einen Anwalt – aber Sie benötigen ein Sozialsekretariat, und Sie müssen Ihre Verpflichtungen gemäß dem Paritair Comité verstehen, das für Ihren Sektor gilt. Wenn Sie Anteile, Wettbewerbsverbote oder ungewöhnliche Vertragsstrukturen anbieten, ja – holen Sie rechtlichen Rat ein. Für einen Standardarbeitsvertrag in Belgien kann ein Sozialsekretariat konforme Vorlagen bereitstellen.

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*Source: [Joobs.be](https://joobs.be/de/blog/ihre-ersten-mitarbeitenden-einstellen-wenn-sie-nicht-wissen-was-sie-tun)*