# Wann sollten Sie Ihre erste HR-Fachkraft einstellen?

> Erfahren Sie die klaren Anzeichen, wann es Zeit ist, Ihre erste HR-Fachkraft einzustellen und das Wachstum Ihres Unternehmens zu schützen.

- **Author:** Robin Keyen
- **Category:** tmgXwfBTmoDvzx4s5EcX
- **Published:** 2026-03-30
- **Language:** de

## Wenn Sie Ihre Wochenenden mit Lohnabrechnungen verbringen, ist Ihr Unternehmen über den Punkt hinausgewachsen, an dem Sie die Lohnabrechnung selbst erledigen können.
Das ist keine Kritik. Es ist ein Zeichen dafür, dass etwas funktioniert.
Sie haben etwas Echtes aufgebaut. Menschen wollen für Sie arbeiten. Sie stellen ein, onboarden, verwalten Verträge, bearbeiten Urlaubsanträge, kümmern sich um Performance-Probleme, versuchen sich zu erinnern, ob Sie die Dimona-Meldung rechtzeitig eingereicht haben, und sollen irgendwie immer noch das Unternehmen steuern.
Irgendwann – und dieser Punkt kommt früher, als die meisten Gründer:innen denken – sind die Kosten, die entstehen, wenn niemand für das Personalmanagement zuständig ist, höher als die Kosten für die Einstellung einer Person. Das Problem ist, dass diese Grenze allmählich überschritten wird. Sie bemerken es erst, wenn Sie sie bereits weit hinter sich gelassen haben und jede Woche Stunden für administrative Aufgaben verlieren, die jemand anderes erledigen sollte.
Dieser Artikel handelt davon, diese Grenze zu finden, bevor sie Sie findet.
## Die Rechnung, die das Problem aufdeckt
Hier ist der klarste Weg, dies zu erkennen.
Nehmen Sie Ihren ungefähren Stundenwert als Gründer:in – was Ihre Zeit dem Unternehmen in Bezug auf Umsatz, Entscheidungen und strategische Ergebnisse wert ist. Zählen Sie nun die Stunden, die Sie jede Woche für HR-bezogene administrative Aufgaben aufwenden: Lohnabrechnung, Verträge, Onboarding-Unterlagen, Urlaubsanträge, Compliance-Meldungen, Beantwortung von Mitarbeiterfragen zu ihren Leistungen.
Für die meisten Gründer:innen, die mehr als 15 Mitarbeitende haben, liegt diese Zahl zwischen 10 und 20 Stunden pro Woche. Viele sind höher.
Eine Studie von First Round Capital ergab, dass70 % der Zeit eines typischen CEO suboptimal genutzt wird– für Dinge aufgewendet wird, die nicht speziell den CEO erfordern und die Energie von den Entscheidungen abziehen, die nur sie treffen können. HR-Administration ist ein verlässlicher Faktor für diese Verschwendung. Eine Studie der Harvard Business School zur CEO-Zeit verfolgte 27 CEOs über 13 Wochen und stellte konsistente Muster operativer und administrativer Aufgaben fest, die Zeit in Anspruch nahmen, die strategisch genutzt werden sollte.
Sie bezahlen einen CEO dafür, die Arbeit eines HR-Koordinator:in zu erledigen. Die Rechnung geht nie auf.
⚠️Warnung:Die Kosten, die entstehen, wenn es keine HR gibt, zeigen sich nicht in einem einzigen Posten. Sie zeigen sich in den Stunden, die Sie nicht für Produkt, Vertrieb oder Strategie aufwenden. Sie zeigen sich in den Compliance-Fehlern, die Sie machen, weil Sie Dinge handhaben, für die Sie nicht geschult wurden. Und sie zeigen sich in den Menschen, die Sie verlieren, weil niemand aktiv ihre Erfahrung am Arbeitsplatz managt.
## Die wahren Anzeichen dafür, dass Sie zu lange gewartet haben
Die Mitarbeiterzahl ist der Auslöser, an den die meisten Menschen denken. Die Forschung besagt, dass das durchschnittliche Startup seine erste dedizierte HR-Einstellung beiMitarbeiter Nummer 39 vornimmt– Mitarbeiter 36 für Seed-Stage-Unternehmen, Mitarbeiter 44 für Series A. Bei 100 Mitarbeitenden haben fast alle Unternehmen mindestens eine dedizierte HR-Person.
Aber die Mitarbeiterzahl ist ein nachlaufender Indikator. Die tatsächlichen Signale sind verhaltensbezogen – und sie zeigen sich lange bevor Sie diese Zahlen erreichen.
### Sie stellen drei oder mehr Personen pro Quartal ein. 
Onboarding, Verträge und Compliance vervielfachen sich mit jeder Neueinstellung. Drei Einstellungen pro Quartal ohne eine HR-Funktion bedeuten, dass Sie zusätzlich zu allem anderen einen Teilzeit-Recruiting-Betrieb führen.
### Sie haben über eine juristische Einheit oder Region hinaus expandiert. 
Das belgische Arbeitsrecht ist bereits komplex. Sobald Sie Mitarbeitende in mehreren Regionen oder Auftragnehmer:innen in verschiedenen rechtlichen Rahmenbedingungen haben, steigt die Compliance-Last schnell an.
### Ein Personalproblem ist seit mehr als zwei Wochen ungelöst geblieben. 
Wenn es niemanden gibt, dessen Aufgabe es ist, Personalprobleme zu lösen, werden diese auf der Liste nach unten geschoben. Sie verschwinden nicht. Sie wachsen – zu Performance-Problemen, Team-Reibereien oder letztendlich zu Fluktuation.
### Sie hatten einen Compliance-Beinaheunfall. 
Eine verspätete Dimona-Meldung. Ein Vertrag, bei dem Sie sich unsicher waren. Ein Onboarding, bei dem etwas inkonsistent gehandhabt wurde. Beinaheunfälle sind das klarste Signal dafür, dass das System bereits überlastet ist.
💡Kurzer Tipp:Führen Sie jetzt ein einfaches Audit durch. Schreiben Sie jede HR-bezogene Aufgabe auf, die Sie oder Ihr Team letzte Woche erledigt haben – nicht nur formelle, sondern jede Frage, die Sie beantwortet haben, jedes Formular, das Sie angefasst haben, oder jede Entscheidung, die Sie über Personen getroffen haben. Zählen Sie die Stunden zusammen. Wenn die Zahl Sie überrascht, haben Sie Ihre Antwort.
## Die belgische Compliance-Zeitbombe
Hier werden die Einsätze für belgische Unternehmen spezifisch – und sie sind hoch.
Das belgische Arbeitsrecht ist detailliert, wird durchgesetzt und verzeiht keine ehrlichen Fehler. Die Verpflichtungen beginnen in dem Moment, in dem Sie jemanden einstellen, nicht erst, wenn Sie groß genug sind, um ein HR-Team zu benötigen.
Dimona: Jede:r Mitarbeitende muss vor dem ersten Arbeitstag beim LSSO (Landesamt für soziale Sicherheit / RSZ) gemeldet werden. Nicht am ersten Tag. Davor. Fehlende oder verspätete Dimona-Meldungen lösen Bußgelder und potenzielle Audits aus. Dies ist nicht optional.
DmfA-Meldungen: Jedes Quartal müssen Arbeitgeber:innen eine multifunktionale Meldung an die RSZ übermitteln, die die Arbeitszeiten und Gehaltsdaten jedes Mitarbeitenden abdeckt. Fehler, Auslassungen oder verspätete Einreichungen führen zu Strafen.
Mindestlohnverpflichtungen: Belgien hat sowohl nationale als auch sektorale Mindestlöhne (festgelegt durch Paritätische Kommissionen). Das Zahlen unter dem anwendbaren sektoralen Minimum ist nicht nur ein HR-Fehler – es ist ein Verstoß gegen das Gesetz über Arbeitsverträge mit finanziellen und rechtlichen Konsequenzen.
Die meisten Gründer:innen, die ihre eigene HR handhaben, beabsichtigen nicht, diese Regeln zu brechen. Sie brechen sie, weil sie nicht wussten, dass die Regeln existierten, oder sie theoretisch kannten, aber kein System hatten, um sie konsequent anzuwenden. Dafür ist eine HR-Funktion da.
⚠️Warnung:Die falsche Klassifizierung von Arbeitnehmer:innen – eine:n Arbeitnehmer:in als freie:n Auftragnehmer:in zu behandeln, um Sozialabgaben zu vermeiden – ist eines der am aggressivsten untersuchten Probleme in Belgien. Die Konsequenzen sind nicht nur die Nachzahlung von Beiträgen. Sie umfassen Bußgelder von bis zu 100 % der unbezahlten Beträge und, in schwerwiegenden Fällen, persönliche strafrechtliche Haftung für Unternehmensleiter:innen. „Ich wusste nicht, dass sie ein:e Arbeitnehmer:in hätten sein sollen“ ist keine erfolgreiche Verteidigung.
## Was tatsächlich kaputtgeht, wenn es keine HR gibt
Das rechtliche Risiko ist die schärfste Kante des Problems. Aber es ist nicht der einzige Kostenpunkt.
### Onboarding wird zur Lotterie. 
Ohne einen definierten Prozess macht jede:r neue Mitarbeitende eine leicht andere Erfahrung. Einige bekommen alles, was sie am ersten Tag brauchen. Andere warten nach zwei Wochen immer noch auf einen Laptop. Diese Inkonsistenz wird bemerkt – und sie bildet den ersten Eindruck davon, wie es ist, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten.
### Performance-Probleme schwelen. 
Führungskräfte – insbesondere erstmalige Führungskräfte – haben nicht immer die Fähigkeiten oder das Selbstvertrauen, schwierige Gespräche zu führen. Ohne HR-Unterstützung werden schwierige Situationen vermieden. Vermeidung führt zu Groll. Groll führt zu einer Kündigung oder schlimmer noch zu einem Rechtsstreit nach einer nicht korrekt gehandhabten Entlassung.
### Richtlinien existieren nirgendwo und überall gleichzeitig. 
Die meisten Unternehmen in der Frühphase haben informelle Normen bezüglich Urlaub, Remote-Arbeit, Spesen und Krankheitsurlaub. Sie funktionieren, bis sie es nicht mehr tun. Das erste Mal, wenn sich jemand gegen eine informelle Richtlinie wehrt, brauchen Sie etwas Schriftliches und Konsistentes. Wenn Sie es nicht haben, treffen Sie Ad-hoc-Entscheidungen, die unvorhersehbare Präzedenzfälle schaffen.
### Gute Leute gehen aus Gründen, von denen Sie nichts erfahren. 
Wenn es keine HR gibt, gibt es niemanden, der die Anzeichen erkennt, bevor sie eskalieren, niemanden, der ein Exit-Interview mit genügend Sicherheit für ehrliche Antworten führt, und kein System, um zu verstehen, warum Menschen gehen. Die Talente gehen und Sie erhalten zwei Wochen später ein LinkedIn-Update.
## Was „erste HR-Einstellung“ tatsächlich bedeutet
Der Titel ist hier wichtig, weil er prägt, wen Sie suchen.
Ihre erste HR-Einstellung ist kein Head of HR. Sie müssen kein:e Organisationsdesign-Expert:in oder Spezialist:in für Kulturtransformation sein. Was Sie in dieser Phase brauchen, ist ein:eGeneralist:in– jemand, der die gesamte Bandbreite des Personalmanagements auf einem grundlegenden bis mittleren Niveau abdecken kann.
Das bedeutet: Lohnbuchhaltung und soziale Compliance, Verträge und Onboarding, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, grundlegende Recruiting-Koordination und die erste Anlaufstelle für Mitarbeitendenfragen. Richtlinienentwurf ist ein Nice-to-have. Vorerfahrung im belgischen Kontext ist nicht verhandelbar.
 ✅ Best Practice: Wenn Sie die Stellenbeschreibung für Ihre erste HR-Einstellung verfassen, listen Sie zunächst jede HR-bezogene Aufgabe auf, die Sie im letzten Monat erledigt haben. Das ist die tatsächliche Stellenbeschreibung. Wenn Sie sie als „Head of People and Culture“-Rolle mit großer Transformationssprache formulieren, werden Sie Personen anziehen, die Frameworks entwerfen wollen, nicht die Lohnbuchhaltung durchführen. Die beiden Dinge sind nicht dieselbe Person.
Das Senioritätslevel hängt davon ab, was Sie tatsächlich benötigen. Ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitenden benötigt typischerweise jemanden auf dem Niveau eines/einer HR-Koordinator:in oder HR-Generalist:in – vielleicht 3–5 Jahre Erfahrung, fundierte Kenntnisse des belgischen Sozialrechts und die Fähigkeit, autonom ohne ein Team um sich herum zu arbeiten.
 💡 Kurzer Tipp: Fragen Sie jede:n Kandidat:in im Vorstellungsgespräch: „Was würden Sie in Ihren ersten 30 Tagen tun?“ Die Antwort sollte operativ sein – den aktuellen Stand prüfen, fehlende Punkte erfassen, die Grundlagen konform machen. Wenn die Antwort hauptsächlich Kultur- und Engagement-Programme betrifft, suchen Sie weiter.
## Die Teilzeit-Option: wenn eine Vollzeiteinstellung noch nicht das Richtige ist
Nicht jedes Unternehmen mit 20–30 Mitarbeitenden benötigt eine Vollzeit-HR-Einstellung. Wenn das Arbeitsvolumen es noch nicht rechtfertigt, ist ein:eTeilzeit-HR-Expert:in – jemand, der/die teilzeitlich für mehrere Unternehmen arbeitet – eine legitime Option.
Dies funktioniert gut, wenn: Ihre Compliance-Grundlagen bereits in Ordnung sind, Ihr Einstellungstempo moderat ist und Ihre Personalprobleme überschaubar, aber nicht täglich sind. Eine Teilzeit-HR-Person bietet Ihnen professionelle Aufsicht, jemand, den/die Sie anrufen können, wenn etwas Sensibles auftaucht, und den rechtlichen Schutz, eine qualifizierte Person zu haben, die Ihre Prozesse überprüft.
Es funktioniert nicht mehr, wenn: Sie schnell einstellen, Sie laufende Mitarbeitendenbeziehungen-Probleme haben oder Sie das Geschäft auf eine Weise erweitern, die ständige HR-Unterstützung benötigt. Zu diesem Zeitpunkt benötigen Sie jemanden intern.
Der Übergang von Teilzeit zu Vollzeit ist eine Entscheidung, die die meisten Gründer:innen zu lange hinauszögern. Das Signal, dass es Zeit ist: Ihre Teilzeit-HR-Person ist durchgängig ausgelastet und Sie erledigen die Dinge immer noch selbst.
 ✅ Best Practice: Wenn Sie den Teilzeit-Weg gehen, stellen Sie sicher, dass die Vereinbarung formell ist – eine schriftliche Vereinbarung, ein definierter Umfang, klare Eskalationswege für dringende Probleme. Eine informelle „Ich rufe Sie an, wenn etwas passiert“-Vereinbarung mit einem HR-Kontakt gibt Ihnen die Illusion der Abdeckung ohne Substanz.
## Wie Sie die richtige erste HR-Person einstellen
Der praktische Prozess ist hier wichtig. Es falsch zu machen ist teuer – sowohl die Kosten für den Ersatz einer schlechten HR-Einstellung als auch die rechtlichen Risiken, die Sie in der Zwischenzeit ansammeln.
### Priorisieren Sie Kenntnisse des belgischen Sozialrechts über alles andere. 
Ein:e HR-Expert:in aus einem anderen europäischen Land kann exzellent und trotzdem gefährlich sein, wenn er/sie das Dimona-System, die Struktur der Paritätischen Kommissionen, die NSSO-Verpflichtungen oder die Besonderheiten des belgischen Kündigungsrechts nicht kennt. Dies sind keine Dinge, die Sie schnell genug im Job lernen können.
### Testen Sie auf Autonomie, nicht nur auf Wissen. 
Ihre erste HR-Einstellung wird kein Team oder Manager:in haben, der/die HR versteht. Er/Sie muss sich selbst leiten, unabhängig priorisieren und angemessen eskalieren. Stellen Sie situative Fragen: „Was würden Sie tun, wenn Sie feststellen würden, dass das Unternehmen seit zwei Jahren NSSO-Erklärungen falsch einreicht?“
### Überprüfen Sie Referenzen speziell daraufhin. 
Fragen Sie Referenzen: „Haben sie eine HR-Funktion eigenverantwortlich geleitet?“ und „Gab es während ihrer Amtszeit Compliance-Probleme, und wie haben sie diese gehandhabt?“ Die Antworten sind wichtiger als der Lebenslauf.
Da der Markt für spezialisierte HR-Talente zugänglicher wird – mit Plattformen wie Joobs, die es einfacher machen, Fachkräfte mit spezifischer Rechts- und Branchenerfahrung zu finden – ist der Pool an starken ersten HR-Einstellungen in Belgien leichter zu erreichen als vor fünf Jahren. Der Engpass ist normalerweise das Briefing, nicht die Verfügbarkeit.
## Belgische und EU-spezifische Besonderheiten für Ihre erste Einstellung
Ein paar Dinge, die speziell für Belgien wissenswert sind, sobald Sie jemanden in der Position haben.
Paritätische Kommissionen (Paritaire Comités): Jede:r belgische Arbeitgeber:in fällt unter eine spezifische Paritätische Kommission, die branchenspezifische Löhne, Arbeitsbedingungen und Leistungen über dem nationalen Basisniveau festlegt. Ihre HR-Person muss wissen, welche für Ihr Unternehmen gilt und was sie erfordert. Dies falsch zu machen ist ein häufiger Fehler in schnell wachsenden Unternehmen – es kommt erst bei einer Sozialinspektion ans Licht.
Zeiterfassungspflichten: Nach belgischem Recht gelten spezifische Regeln, wie Arbeitszeiten erfasst und aufgezeichnet werden, insbesondere für Mitarbeitende mit variablen Arbeitszeiten. Nichteinhaltung ist ein Verstoß der Stufe 3 unter dem reformierten Sozialstrafgesetzbuch.
Meldepflichten bei Massenentlassungen: Wenn Sie jemals mehr als 10 % Ihrer Belegschaft entlassen müssen, erfordert das belgische Gesetz eine formelle Meldung an die NSSO, die Arbeitnehmervertreter:innen und das zuständige regionale Arbeitsamt (VDAB, Actiris oder FOREM je nach Region). Das Versäumnis dieses Prozesses führt zur rechtlichen Nichtigkeit der Entlassung.
DSGVO für Mitarbeitendendaten: Mitarbeitendendaten – Verträge, Lohnabrechnungen, Leistungsbeurteilungen, Urlaubsverlauf – sind personenbezogene Daten gemäß DSGVO. Ihre HR-Funktion benötigt von Tag eins an grundlegende Daten-Governance-Praktiken: definierte Aufbewahrungsfristen, Zugriffskontrollen und eine Datenschutzerklärung für Mitarbeitende. Die Gegevensbeschermingsautoriteit (belgische Datenschutzbehörde) setzt dies im Beschäftigungskontext durch.
 💡 Kurzer Tipp: Wenn Ihre neue HR-Einstellung anfängt, sollte ihre erste Aufgabe ein Compliance-Audit sein – kein Kulturprojekt. Wo sind Sie exponiert? Welche Erklärungen fehlen? Welche Verträge müssen überprüft werden? Dies ist keine glamouröse Arbeit, aber es ist die Arbeit, die das Geschäft schützt, während der Rest folgt.
## Der Return on Investment
Das Gespräch über die Einstellung von HR wird fast immer als Kostenfrage gerahmt. Es ist genauer eine Investitionsfrage.
Überlegen Sie, was eine kompetente HR-Funktion zurückgibt:
- Ein:e Gründer:in, der/die 15–20 Stunden strategische Zeit pro Woche zurückgewinnt

- Eine rechtliche Compliance-Haltung, die nicht mit jeder Neueinstellung Risiken ansammelt

- Ein Onboarding-Erlebnis, das neue Mitarbeitende schneller produktiv macht

- Ein System, das Bindungsrisiken erkennt, bevor sie zu Kündigungen werden

- Die Fähigkeit, das Recruiting zu skalieren, ohne den/die Gründer:in zu überlasten


Der ROI Ihrer ersten HR-Einstellung dreht sich nicht nur um Compliance oder Admin-Reduzierung. Es geht darum, was Sie mit der zurückgewonnenen Zeit und Aufmerksamkeit tun können – und darum, ob die von Ihnen eingestellten Personen lange genug bleiben, um das Unternehmen aufzubauen, das Sie aufbauen möchten.
## FAQ
Gibt es eine gesetzliche Mindestanzahl an Mitarbeitenden, bevor HR in Belgien erforderlich ist? Nein – es gibt keine spezifische Mitarbeiterzahl-Schwelle, ab der eine dedizierte HR-Funktion gesetzlich vorgeschrieben wird. Aber belgische Arbeitgeberpflichten beginnen mit Ihrem allerersten Mitarbeitenden: Dimona, DmfA, Compliance der Paritätischen Kommission, schriftliche Arbeitsverträge. Mangelnde HR-Kapazität reduziert diese Pflichten nicht – sie erhöht nur die Wahrscheinlichkeit, sie falsch zu machen.
Können wir einen externen Lohnbuchhaltungsdienstleister nutzen, anstatt HR einzustellen?Ja, und die meisten belgischen Unternehmen nutzen ein Sozialsekretariat (wie Securex, Partena, SD Worx oder Group S) für die Lohnabrechnung. Das erledigt die technischen Einreichungen, aber es bearbeitet keine Verträge, kein Onboarding, keine Mitarbeitendenbeziehungen, kein Performance Management oder Compliance über die Lohnbuchhaltung hinaus. Ein Sozialsekretariat ist kein Ersatz für eine HR-Funktion – es ist ein Werkzeug innerhalb einer solchen.
Was sollten wir unserer ersten HR-Einstellung in Belgien zahlen?Für eine:n erfahrene:n HR-Generalist:in in Belgien (3–5 Jahre, fundierte Kenntnisse des Sozialrechts) liegt eine realistische Bruttogehaltsspanne bei 3.500–5.000 €/Monat, abhängig von Erfahrung und Region. Senior-Generalist:innen oder solche mit spezialisierten Compliance-Kenntnissen können mehr verlangen. Dies ist vor den Sozialbeiträgen des Arbeitgebers, die zusätzlich etwa 27–30 % zum Brutto hinzufügen.
Wie gehen wir mit HR um, bis wir uns eine Einstellung leisten können? Die kurzfristige Antwort ist, die Compliance-Grundlagen an ein Sozialsekretariat auszulagern, Ihre Prozesse so einfach wie möglich zu dokumentieren und ehrlich über das Risiko zu sein, das Sie tragen. Die mittelfristige Antwort ist, früher einzustellen, als es sich angenehm anfühlt. Die langfristigen Kosten der Verzögerung – in Compliance-Risiko, Gründerzeit und Fluktuation – übersteigen fast immer das Gehalt, das Sie vermeiden wollten.
Was ist der Unterschied zwischen einem/einer HR-Generalist:in und einem Head of People?Ein Head of People impliziert typischerweise strategische Verantwortung – Kulturdesign, Organisationsentwicklung, Strategie für Senior Talente. Ein:e Generalist:in leitet die operative Funktion: Verträge, Compliance, Onboarding, Mitarbeitendenfragen, grundlegendes Recruiting. Ihre erste Einstellung sollte fast immer Letzteres sein. Ersteres kommt, sobald Sie 80–100 Mitarbeitende haben und ein:e Generalist:in bereits die Grundlagen abdeckt.

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*Source: [Joobs.be](https://joobs.be/de/blog/wann-sollten-sie-ihre-erste-hr-fachkraft-einstellen)*