# Wie Sie ein ATS mit Excel/Google Sheets erstellen können

> Erfahren Sie, wie Sie Kandidat:innen verfolgen und Ihren Einstellungsprozess mit Excel oder Google Sheets automatisieren können.

- **Author:** David Vanhoudhoven
- **Category:** sAYPFCZ4uJRI9eAnxfnb
- **Published:** 2026-03-30
- **Language:** de

## Woher Sie Ihre Grundlage beziehen
Sie müssen nicht bei einem leeren Raster beginnen. Microsoft Excel bietet robuste Premium-Vorlagen direkt in der Desktop-App. Stellen Sie ein vorformatiertes Framework sofort bereit, indem Sie in einer neuen Arbeitsmappe nach „Applicant Tracker“ suchen.
Drittanbieter-Business-Hubs bieten Vorlagen an, die von erfahrenen Projektmanager:innen entworfen wurden.
- Vertex42 entfernt visuelle Unordnung für eine schnelle Dateneingabe.

- Smartsheet verwandelt Bewerberzeilen in visuelle Gantt-Diagramme.

- HubSpot behandelt Kandidat:innen wie eine hochwertige Vertriebspipeline.


Einen Tracker von Grund auf neu zu erstellen, bleibt Ihre sicherste Option. Maßgeschneiderte Lösungen garantieren, dass Sie niemals versehentlich bösartige Makros herunterladen, die in kostenlosen Vorlagen versteckt sind. Sie kontrollieren genau, wie die Daten fließen.
Das Importieren einer Google Sheets-Vorlage in Excel ist unglaublich einfach. Laden Sie Ihr Google Sheet als .xlsx-Datei herunter, um alle grundlegenden SUM- und COUNT-Formeln zu erhalten. Sie müssen lediglich Ihre Dropdown-Menüs neu erstellen, da die plattformübergreifende Datenvalidierung oft fehlschlägt.
Kollaboratives Recruiting erfordert Cloud-Infrastruktur. Erstellen Sie Ihren Tracker immer direkt auf OneDrive oder SharePoint. Dies ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit und verhindert, dass Recruiter:innen versehentlich die Daten anderer überschreiben.
## Strukturierung des Master-Sheets
Eine massive Tabelle verlangsamt Ihre Recruiting-Geschwindigkeit. Ihr Tracker darf nur wesentliche Spalten wie Kandidat:innenname, beworbene Rolle, E-Mail, Telefon und Status enthalten. Überflüssige Details überladen den Bildschirm und lenken Ihr Team ab.
Standardisieren Sie Ihre Dateneingabe sofort. Erstellen Sie ein „Status“-Dropdown-Menü mit Excels Data Validation Tool. Markieren Sie Ihre Statusspalte, wählen Sie „Liste“ und geben Sie Ihre genauen Einstellungsphasen ein, um zu verhindern, dass Recruiter:innen benutzerdefinierte, nicht durchsuchbare Notizen eingeben.
Formatieren Sie Ihre Zeitleiste, um eine fehlerfreie Sortierung zu gewährleisten. Wenden Sie das „Short Date“ (YYYY-MM-DD) Format auf Ihre Datumsspalten an. Excel liest dieses Format universell und verhindert Sortierfehler zwischen europäischen und US-amerikanischen Teammitgliedern.
Verfolgen Sie Ihre Kandidat:innen-Datenpunkte aggressiv, um eine saubere Pipeline zu gewährleisten:
- Interne Empfehlungen: Fügen Sie eine dedizierte Kontrollkästchen-Spalte hinzu, da diese Kandidat:innen historisch schneller konvertieren.

- Verknüpfung von Lebensläufen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen eines/einer Kandidat:in und wählen Sie „Link“, um direkt zu deren lokaler PDF-Datei zu verknüpfen.

- Ablehnungsgründe: Kategorisieren Sie Ablehnungen, um genau zu identifizieren, warum Ihre Pipeline undicht ist.

- Quellenverfolgung: Protokollieren Sie das Ursprungs-Board, um Ihren wahren Job Board ROI zu berechnen.


Fügen Sie ein visuelles Bewertungssystem direkt in einer einzelnen Zelle hinzu. Verwenden Sie die Formel =REPT("⭐", 4), um sofort eine saubere Vier-Sterne-Bewertung anzuzeigen. Dies schafft eine gut scanbare visuelle Hierarchie für Ihre Hiring Manager.
## Erweiterte Daten- & Recruiting-Automatisierung
Verlassen Sie sich nicht mehr auf anfällige Suchformeln. Verwenden Sie XLOOKUP, um die Kontaktdaten eines/einer Kandidat:in sofort aus einem Master-Talentpool in Ihre aktive Pipeline zu ziehen. Diese Funktion sucht in jede Richtung und funktioniert auch dann, wenn Sie eine Spalte löschen.
Automatisieren Sie Ihre Pipeline-Zeitleiste, um Engpässe sofort zu erkennen. Geben Sie =TODAY()-[Date Entered Stage] in eine dafür vorgesehene Spalte ein. Dies zählt aktiv, wie viele Tage ein/e Kandidat:in unberührt in Ihrem System verweilt.
 💡 Tipp: Verwenden Sie „Strg + ;“, um das aktuelle statische Datum sofort einzufügen, wenn eine neue Bewerbung eingeht.
Sie können Kandidat:innendaten direkt aus dem Web in Ihre Tabelle ziehen. Verwenden Sie Power Query, um Ihre Excel-Datei mit einem Live-Microsoft Form zu verbinden. Wenn ein/e Kandidat:in sich online bewirbt, aktualisiert sich Ihr Tracker automatisch, wenn Sie ihn das nächste Mal öffnen.
Filtern Sie massive Bewerberpools sofort. Konvertieren Sie Ihren Datenbereich in eine offizielle Excel Table (Ctrl+T) und fügen Sie einen Slicer ein. Slicer fungieren als visuelle Schaltflächen, mit denen Sie mit einem Klick nach Abteilung oder Recruiter:in filtern können.
Schützen Sie sensible Finanzdaten, ohne das gesamte Dokument zu sperren. Markieren Sie Ihre Gehaltsvorstellungen Spalte, formatieren Sie die Zellen, um sie zu sperren, und schützen Sie dann das Sheet mit einem Passwort. Recruiter:innen können Status aktualisieren, während Vergütungsdetails vor unbefugten Betrachter:innen verborgen bleiben.
Verwalten Sie mehrere offene Stellen effizient. Halten Sie jede/n einzelne/n Bewerber:in auf einem Master-Sheet und verwenden Sie eine „Job Title“-Spalte, um sie zu sortieren. Das Erstellen einer neuen Arbeitsblattregisterkarte für jede offene Rolle garantiert, dass Sie den Überblick über Kandidat:innen verlieren.
Ermitteln Sie Ihre wahre Einstellungsgeschwindigkeit mithilfe von Pivot Tables. Fassen Sie Ihre Spalte „Days to Hire“ nach „Average“ zusammen, um eine konkrete Metrik zu erhalten. Sie haben nun harte Daten für Ihre vierteljährliche Führungskräfteüberprüfung.
## Rechtskonformität & Datenhygiene
Sie sind persönlich für den Schutz der Identitäten von Kandidat:innen verantwortlich. Excel ist nicht standardmäßig DSGVO- oder CCPA-konform. Das Speichern von persönlich identifizierbaren Informationen auf einem unverschlüsselten Laufwerk setzt Ihr Unternehmen massiven rechtlichen Strafen aus.
Schützen Sie Ihr Unternehmen, indem Sie diese strengen Datenregeln durchsetzen:
- Niemals Sozialversicherungsnummern speichern: Eine Excel-Tabelle ist kein sicherer Tresor. Sammeln Sie hochsensible Finanzidentitäten über ein sicheres Onboarding-Portal erst, nachdem der/die Kandidat:in ein Angebot unterzeichnet hat.

- EEO-Daten trennen: Speichern Sie Daten zur Chancengleichheit am Arbeitsplatz in einer vollständig separaten, anonymisierten Arbeitsmappe. Das Speichern demografischer Daten neben Kandidat:innennamen führt zu verheerenden Diskriminierungsklagen.

- Alte Profile bereinigen: Sie müssen strenge Datenschutzgesetze einhalten. Erstellen Sie eine vierteljährliche Kalendererinnerung, um Bewerber:innendaten nach 6 bis 12 Monaten dauerhaft zu löschen.


Führen Sie Anfragen zum „Recht auf Vergessenwerden“ korrekt aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer ganz links auf dem Bildschirm und klicken Sie auf„Löschen.“Einfaches Drücken der Rücktaste löscht den Text, hinterlässt aber versteckte Metadaten und Zellformatierungen.
⚠️ Warnung: Excel verfügt über kein zuverlässiges Prüfprotokoll. Wenn ein:e Recruiter:in versehentlich eine:n Top-Kandidat:in löscht oder eine Gehaltsvorstellung ändert, werden Sie nicht wissen, wer es getan hat.
## Die Candidate Experience
Ihre Tabelle bestimmt direkt, wie Kandidat:innen Ihr gesamtes Unternehmen wahrnehmen. Ein:e organisierte:r Recruiter:in lässt vielversprechende Bewerbende niemals versehentlich im Stich.
Erstellen Sie diese Spalten, um die Kandidatenkommunikation zu meistern:
- Tracker „Zuletzt kontaktiert“:Stellen Sie sicher, dass Ihr Kontaktrhythmus aggressiv konsistent bleibt.

- Verfügbarkeitsfenster:Verfolgen Sie die Zeitzonen und verfügbaren Zeitfenster der Kandidat:innen. So können Sie beim ersten Versuch präzise Kalendereinladungen entwerfen.

- Objektive Notizen:Halten Sie Ihre internen Notizen kompromisslos professionell. Schreiben Sie niemals subjektive Meinungen über das Aussehen von Kandidat:innen, da diese rechtlich eine Kopie von allem anfordern können, was Sie über sie geschrieben haben.


Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um vernachlässigte Kandidat:innen zu erkennen. Erstellen Sie eine Regel, die die Zeile eines/einer Kandidat:in rot färbt, wenn das Kontaktdatum älter als drei Tage ist. So erkennen Sie Talente, die Ihnen entgehen könnten, bevor sie ein Konkurrenzangebot annehmen.
## Lebenszyklus nach der Einstellung & Analysen
Löschen Sie Kandidat:innen nicht dauerhaft, wenn sie ein Angebot annehmen. Archivieren Sie sie, indem Sie ihre Zeile ausschneiden und in eine separate„Mitarbeiterliste“Arbeitsmappe einfügen. Dies bereinigt Ihre aktive Pipeline, während historische Einstellungsdaten erhalten bleiben.
Verfolgen Sie Ihre Einstellungseffizienz anhand dieser Kernkennzahlen:
- Cost per Hire:Fügen Sie eine spezielle Registerkarte hinzu, um Ihre Job Board-Gebühren, Agenturprovisionen und Ausgaben für gesponserte Anzeigen zu summieren. Teilen Sie diese Summe durch die Anzahl der Einstellungen, um genau zu sehen, was Talente kosten.

- Quellenqualität:Führen Sie eine Pivot-Tabelle aus, um Ihre Kandidatenquellen mit ihrem Einstellungsstatus zu vergleichen. Hören Sie sofort auf, Geld für Job Boards auszugeben, die ein hohes Bewerbungsvolumen, aber keine tatsächlichen Einstellungen liefern.

- Offer Acceptance Rate:Teilen Sie die Gesamtzahl der angenommenen Angebote durch die Gesamtzahl der unterbreiteten Angebote über einen gleitenden Zeitraum von 12 Monaten. Wenn diese Kennzahl unter 80 % fällt, sind Ihre Vergütungspakete wahrscheinlich nicht mehr wettbewerbsfähig.


## Technische Fehlerbehebung
Tabellenkalkulationen brechen zusammen, wenn mehrere Recruiter:innen sie gleichzeitig bearbeiten. Beherrschen Sie diese schnellen Lösungen, um Ihre Pipeline reibungslos am Laufen zu halten.
- Beschädigte Datumsangaben korrigieren:Excel speichert Datumsangaben als fortlaufende Zahlen, beginnend mit dem 1. Januar 1900. Wenn Ihr Datum wie eine zufällige 5-stellige Zahl aussieht, ändern Sie das Format einfach zurück auf „Kurzes Datum“.

- Dropdowns beibehalten:Verwenden Sie immer„Inhalte einfügen > Werte“ (Strg+Umschalt+V)wenn Sie neue Kandidatendaten importieren. Normales Einfügen überschreibt die zugrunde liegenden Regeln der Zelle und zerstört Ihre sorgfältig erstellten Dropdown-Menüs.

- Hyperlinks pflegen:Bewahren Sie Ihren Excel-Tracker und Ihren Lebenslauf-PDF-Ordner im exakt selben Stammverzeichnis auf. Ihre relativen Hyperlinks bleiben erhalten, wenn Sie den übergeordneten Ordner verschieben.

- Versteckte Kandidat:innen finden:Löschen Sie immer Ihre Datenfilter, bevor Sie die Suchfunktion (Strg+F) verwenden. Excel ignoriert Text, der in gefilterten Zeilen versteckt ist, vollständig.


Entfernen Sie doppelte Bewerbende einfach, um Ihre Pipeline aktuell zu halten. Markieren Sie Ihren Datensatz und klicken Sie auf„Duplikate entfernen“basierend ausschließlich auf der E-Mail-Adressspalte. Dies stellt sicher, dass Sie nicht versehentlich dieselbe Person zweimal interviewen.
## FAQ
Kann ich meinen Excel-Tracker in einen PDF-Bericht für eine:n Hiring Manager:in umwandeln?Ja. Gehen Sie zu Datei > Speichern unter und wählen Sie PDF. Dies sperrt die Daten, sodass eine Führungskraft nicht versehentlich eine Zeile löschen kann.
Kann ich meinen Excel-Tracker direkt mit meinem LinkedIn Recruiter-Konto synchronisieren?Selten. LinkedIn schränkt den API-Zugriff ein, was bedeutet, dass Sie Kandidat:innen als CSV exportieren und manuell in Excel einfügen müssen.
Wie drucke ich eine saubere Shortlist aus meiner Excel-Tabelle?Markieren Sie die Top-Kandidat:innen, öffnen Sie die Druckeinstellungen und wählen Sie „Auswahl drucken“, während Sie sicherstellen, dass das Layout auf Querformat eingestellt ist.

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*Source: [Joobs.be](https://joobs.be/de/blog/wie-sie-ein-ats-mit-excel-google-sheets-erstellen-koennen)*