# Wie Sie eine Recruiting-Übersicht erstellen, die Ihnen tatsächlich Zeit spart

> Erfahren Sie, wie Sie eine visuelle Recruiting-Übersicht erstellen, die jede:n Kandidat:in verfolgt und Ihnen wöchentlich Stunden spart.

- **Author:** David Verbustel
- **Category:** tmgXwfBTmoDvzx4s5EcX
- **Published:** 2026-04-01
- **Language:** de

## Die Situation: Sie spielen Detektiv:in.
Recruiting ist viel Arbeit, und seien wir ehrlich – Sie haben bereits einen Vollzeitjob. Detektiv:in zu spielen, indem Sie LinkedIn, Ihren E-Mail-Posteingang und fünf verschiedene Tabellen durchsuchen, nur um zu sehen, wer sich heute beworben hat, sollte nicht dazugehören.
Wenn Ihr Einstellungsprozess unübersichtlich ist, verlieren Sie gute Kandidat:innen, verärgern Ihr Team und verschwenden Stunden mit manueller Verwaltungsarbeit.
## Die Lösung: Eine einzige Quelle der Wahrheit.
Lassen Sie uns eine Einstellungsübersicht erstellen, die Ihre Zeit aktiv schützt. Kein Schnickschnack. Nur ein einfaches, klares System, das funktioniert. Egal, ob Sie Ihre erste oder Ihre fünfzigste Mitarbeiter:in einstellen, hier ist der ultimative Leitfaden zur Organisation Ihrer Bewerbenden in einem Online-Tool.
## Phase 1: Die Wahl des richtigen Tools
Bevor Sie mit dem Aufbau beginnen, müssen Sie wissen, wo Sie aufbauen. Welches spezifische Online-Tool passt am besten zu Ihrem Budget, Ihrer Teamgröße und Ihrem technischen Know-how?
Nutzen Sie einen flexiblen Arbeitsbereich wie Notion oder Airtable? Einen einfachen Tracker wie Google Sheets oder Trello? Oder ein spezielles Recruiting-Tool (ATS) wie Workable oder Joobs?
Hier ist eine kurze Übersicht, die Ihnen bei der Entscheidung hilft:
#### Der Skalierbarkeitstest
Fragen Sie sich:Wird dieses Tool noch effizient funktionieren, wenn sich unser Einstellungsvolumen nächstes Jahr verdoppelt, oder wird es unübersichtlich und langsam?Wenn Sie eine Tabelle verwenden, lautet die Antwort fast immer, dass es nicht funktionieren wird. Wählen Sie ein Tool, das mit Ihnen wächst.
### Benötigen Sie eine mobile App?
Wenn Sie oder Ihre Hiring Manager oft reisen, prüfen Sie, ob das Tool eine mobile App hat. Sie möchten einen Lebenslauf überprüfen und eine:n Bewerber:in in die nächste Phase verschieben können, während Sie im Zug sitzen, und nicht warten, bis Sie an Ihren Schreibtisch gefesselt sind.
## Phase 2: Datenerfassung & -management
Die goldene Regel des Recruitings:Sie sollten nur einen Bildschirm überprüfen müssen.Wenn Sie sich bei drei verschiedenen Websites anmelden, um nach neuen Bewerbenden zu suchen, ist das einfach zu viel Reibung. Leiten Sie alles an einen Ort.
### Wie gelangen die Daten hinein?
- Der schwierige Weg:Manuelle Dateneingabe. Sie laden ein PDF aus einer E-Mail herunter und geben den Namen der Kandidat:in in Ihr System ein. (Bitte tun Sie das nicht).

- Der smarte Weg:Versuchen Sie, eine E-Mail-Weiterleitung einzurichten oder ein Tool zu verwenden, das jede Bewerbung automatisch in ein zentrales Dashboard zieht, egal wo die Kandidat:in den Job-Link gefunden hat. Es fühlt sich so viel besser an, alles an einem Ort zu haben.


### Welche Daten benötigen Sie wirklich?
Halten Sie Ihre Kandidat:innenprofile sauber. Sie benötigen wirklich nur:
- Vollständiger Name

- Kontaktinformationen (E-Mail & Telefon)

- Die Rolle, für die sie sich beworben haben

- Lebenslauf-Datei (Prüfen Sie die Dokumentenspeicherlimits Ihres Tools!)

- Ein Link zu ihrem Portfolio oder LinkedIn

- Gehaltsvorstellungen


 ⚠️ WARNUNG:Lassen Sie Ihr Tool nicht zu einer digitalen Müllhalde werden. Wenn ein Tool Dateianhänge nicht sauber verarbeitet (z. B. eine PDF-Vorschau anzeigt, ohne dass Sie sie herunterladen müssen), wird es Sie jeden Tag verlangsamen.
 Tipp & Trick: Stellen Sie ein paar Ausschlussfragen im Voraus.
Wenn Sie 200 Bewerbungen erhalten, sollten Sie wirklich nicht alle 200 Lebensläufe lesen müssen. Sie können Stunden sparen, indem Sie ein paar schnelle Fragen stellen, sobald sich die Bewerbenden bewerben:
- Wohnen Sie innerhalb von 30 Minuten Pendelzeit?

- Haben Sie die erforderliche Zertifizierung?


Wenn sie „nein“ ankreuzen, kann Ihr System sie sanft für Sie herausfiltern. Es ist ein kleiner Schritt, aber er halbiert normalerweise Ihren Lesestapel.
## Phase 3: Visualisierung des Workflows
Auf ein riesiges Raster aus Namen und E-Mails zu starren, ist anstrengend für die Augen. Die meisten von uns verarbeiten Informationen viel besser mit visuellen Hinweisen.
### Gestalten Sie Ihre Bewerbendenübersicht visuell
Versuchen Sie, Ihre Kandidat:innen in einem Kanban-Board zu organisieren – einfache Spalten, die Sie per Drag & Drop verschieben können:
Neue Bewerbung ➔ Telefon-Screening ➔ Manager-Überprüfung ➔ Vorstellungsgespräch ➔ Eingestellt
So ist es sehr einfach zu erkennen, wo Dinge feststecken. Wenn Sie 40 Personen in der Spalte „Manager-Überprüfung“ warten haben, wissen Sie genau, was heute die Aufmerksamkeit Ihres Teams benötigt.
### Bewertung & Scoring
Woher wissen Sie, ob eine Kandidat:in tatsächlich gut war? Sie benötigen eine schnelle Möglichkeit, sie zu bewerten.
- Halten Sie es einfach:Ein Daumen hoch oder Daumen runter.

- Etwas detaillierter:Sternebewertungen (1 bis 5).

- Fortgeschritten:Standardisierte Scorecards, bei denen Interviewer:innen spezifische Fähigkeiten bewerten.


Wählen Sie ein Tool, mit dem Sie Kandidat:innen direkt auf ihrer Profilkarte bewerten können.
## Phase 4: Kommunikation & Zusammenarbeit
Recruiting ist ein Teamsport. Wenn Ihre Kommunikation gestört ist, wird es auch Ihr Einstellungsprozess sein.
### Interne Kommunikation: Entfliehen Sie Ihrem Posteingang
Zu versuchen, sich daran zu erinnern, was Ihre Kolleg:in von einem Lebenslauf hielt, indem Sie alte E-Mail-Threads durchwühlen, ist extrem frustrierend.
Versuchen Sie stattdessen, die Notizen, Daumen-hoch-Bewertungen und Bedenken aller direkt am Profil der Kandidat:in anzuhängen. Wenn es Zeit ist, eine Entscheidung zu treffen, ist der gesamte benötigte Kontext direkt auf dem Bildschirm verfügbar, anstatt über Ihren Posteingang verstreut zu sein. Suchen Sie nach Tools, mit denen Sie Ihre Teamkolleg:innen mit @tag versehen können, um ihnen eine schnelle Benachrichtigung zu senden.
### Externe Kommunikation: Mit Kandidat:innen sprechen
Können Sie Kandidat:innen direkt aus dem Tool heraus E-Mails senden? Sie möchten ein System, das Ihren E-Mail-Verlauf automatisch protokolliert. So kann Ihr:e Kolleg:in, wenn Sie krank sind, das Profil eines/einer Kandidat:in einsehen und genau sehen, was in der letzten E-Mail stand.
### Wer darf was sehen? (Berechtigungen)
Nicht jede:r braucht die Schlüssel zum Königreich.
- Admins: Können alles sehen, die Pipeline ändern und Gehaltsdaten einsehen.

- Hiring Manager: Können Kandidat:innen verschieben, Notizen hinterlassen und Lebensläufe lesen.

- Interviewende: Können nur den/die spezifische:n Kandidat:in sehen, mit dem/der sie sprechen, und eine Scorecard hinterlassen.


## Phase 5: Erweiterte Funktionen & Wartung
Sobald die Grundlagen eingerichtet sind, können Sie die Software die Hauptarbeit erledigen lassen.
### Automatisierung ist Ihr bester Freund.
Gibt es sich wiederholende Aufgaben, die Sie täglich erledigen? Automatisieren Sie diese.
- Automatische Antwort: Senden Sie eine freundliche E-Mail „Wir haben Ihre Bewerbung erhalten!“, sobald sich jemand bewirbt.

- Automatische Terminplanung: Senden Sie automatisch einen Kalenderlink per E-Mail, wenn Sie eine:n Kandidat:in in die Spalte „Interview“ ziehen.


### Speichern Sie Ihre „Silbermedaillengewinner:innen“ für später.
Es ist immer ärgerlich, wenn Sie drei großartige Kandidat:innen, aber nur eine offene Stelle haben. Verlieren Sie diese Zweitplatzierten nicht aus den Augen!
Verwenden Sie einfache Tags in Ihrem Tool, damit Sie sie leicht wiederfinden können:
- Fähigkeiten: Grafikdesign, B2B-Vertrieb

- Status: Silbermedaillengewinner:in, Passt hervorragend zur Unternehmenskultur


Wenn jemand in sechs Monaten geht, müssen Sie möglicherweise nicht einmal eine neue Stellenanzeige schalten. Sie können einfach Ihre Liste der „Silbermedaillengewinner:innen“ aufrufen und Kontakt aufnehmen, um zu sehen, wie es ihnen geht.
### Integrationen
Ihr Recruiting-Tool sollte nicht isoliert sein. Stellen Sie sicher, dass es mit der Software kommuniziert, die Sie bereits verwenden:
- Google Kalender / Outlook: Für eine nahtlose Terminplanung von Interviews.

- Zoom / Google Meet: Zum automatischen Generieren von Videolinks.

- Slack / Teams: Um eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn sich ein:e großartige:r Kandidat:in bewirbt.


## Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich wirklich von Tabellenkalkulationen weg?Ja. Tabellenkalkulationen sind großartig für Zahlen, aber schrecklich für Dateien und Gespräche. Sobald Sie mehr als 10 Bewerbende und 2 Personen haben, die diese prüfen, wird eine Tabellenkalkulation zu einem riesigen Problem.
Wie lange dauert es, eine ordentliche Recruiting-Übersicht einzurichten?Wenn Sie ein flexibles Tool wie Notion verwenden, kann es einige Stunden dauern, die Vorlagen zu erstellen und die Formulare zu verbinden. Wenn Sie ein dediziertes Recruiting-Tool wie Joobs verwenden, dauert es normalerweise etwa 5 Minuten.
Werden Kandidat:innen wissen, ob ich meine E-Mails automatisiere?Nicht, wenn Sie sie gut formulieren! Halten Sie den Ton warm und persönlich. Eine schnelle, automatisierte E-Mail „Vielen Dank für Ihre Bewerbung, wir melden uns bis Freitag bei Ihnen“ bietet eine viel bessere Erfahrung als eine Woche völliger Stille.
## Der einfachste Weg nach vorn
Sie könnten Ihr Wochenende damit verbringen, komplexe Formeln in einer Tabellenkalkulation zu erstellen, Automatisierungstools von Drittanbietern anzubinden und ein System zusammenzuflicken...
Oder Sie lassen einfach ein Tool die Arbeit für Sie erledigen.
Joobs erledigt all dies kostenlos für Sie.
Joobs sammelt Ihre Bewerbenden automatisch in einem visuellen Dashboard, bearbeitet die Ausschlussfragen, organisiert die Notizen Ihres Teams und ermöglicht es Ihnen, Kandidat:innen für die Zukunft zu taggen.
Sie können sich einfach anmelden und mit großartigen Menschen ins Gespräch kommen.
Möchten Sie, dass ich Ihnen helfe, die spezifischen „Ausschlussfragen“ für Ihre nächste Stellenausschreibung zu formulieren?
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*Source: [Joobs.be](https://joobs.be/de/blog/wie-sie-eine-recruiting-uebersicht-erstellen-die-ihnen-tatsaechlich-zeit-spart)*